Ошибки при внедрении OKR
Оставлять «KPI-ное» мышление
KPI и OKR — совершенно разные системы, и их нельзя путать. В KPI все задачи каскадируются сверху вниз, а в OKR объединяются два потока — снизу вверх и сверху вниз.
В KPI сотрудники не участвуют в планировании, в OKR — наоборот. Поэтому нельзя просто взять KPI, увеличить его в несколько раз, добавить мотивационную часть и сказать, что это OKR.
Думать, что OKR решит все проблемы бизнеса и привязывать инструмент к оценке и оплате труда
Это неправильно: место OKR — в координации. Пытаясь закрыть все три блока одним инструментом, мы гонимся за тремя зайцами, но в итоге не поймаем ни одного.
Алгоритм жестко-гибкого планирования
Так как ты можешь иметь в перечне дел задачи обоих типов, необходимо учитывать данный факт при составлении списка. Получается, что их нужно каким-то образом совместить. Именно поэтому жесткое и гибкое планирование чаще всего объединяются в один алгоритм.
Данная техника впервые была детально описана специалистами по тайм-менеджменту Глебом Архангельским и Дэвидом Алленом. Суть заключается в том, чтобы составить план дел на базе именно жестких задач, а гибкие равномерно распределить в оставшихся «окнах».
И здесь очень важно четко понимать приоритетность того или иного предстоящего обязательства. Алгоритм жестко-гибкого планирования состоит из 5 основных этапов, понимание которых поможет тебе справиться даже с большим количеством важных задач:. Планирование жестких дел
Планирование жестких дел.
Всё начинается с выделения задач, которые никак не получится перенести на другое время. Используй обычный блокнот или ежедневник. Если так будет удобнее, можно прибегнуть к Помощи планшета, смартфона или ПК.
Слева расположи часовую сетку. Справа записывай перечень предстоящих дел. На данном этапе тебе не нужно выбирать, какие задачи более важные, а какие менее. Просто распредели их по времени, чтобы сразу было видно, сколько остается «окон».
При формировании задач старайся использовать более конкретные формулировки с упором на желаемый результат. Сразу пиши, чего необходимо добиться по итогам встречи или собрания, например, «заключить контракт с ООО «Рога и Копыта».
Не упускай их вида и время, которое потребуется на подготовку к событию. Если встреча с партнером запланирована в кафе, сразу выдели количество минут, необходимое для поездки к нужному месту. Иначе план постепенно сдвинется, и ты что-то не успеешь выполнить.
Составление списка гибких дел.
Теперь распредели все задачи, которые желательно завершить сегодня, но они не привязаны к определенному времени. Скорее всего, большую часть перечня займут регулярные дела. Кстати, электронные органайзеры могут добавлять их в автоматическом порядке.
Помни, что накладывать одно дело на другое нельзя. Даже если тебе кажется, что оно займет совсем немного времени, всегда есть риск, что именно этих минут не хватит для выполнения жесткой задачи.
Выделение приоритетных гибких задач.
Определись с тем, что тебе необходимо выполнить именно сегодня. Пусть это будет 2-3 дела, больше не нужно. Пометь их в списке каким-нибудь контрастным цветом, например, красным. Именно с этих задач и нужно начинать работу.
Помни про жесткие дела, которые имеют временные ограничения. Все остальные гибкие задачи должны просто немного перемешаться в зависимости от их приоритетности. То есть, дела, отмеченные красным цветом, займут верхние позиции списка.
Скорее всего, они также будут разбиваться жесткими задачами. Оставшиеся не настолько важные гибкие дела можно разместить в течение дня таким образом, чтобы получилось максимально комфортно конкретно для тебя.
Распределение времени на самые крупные и важные задачи.
Удели особое внимание приоритетным делам. Второстепенные гибкие задачи могут в итоге и не оказаться в числе выполненных за сегодняшний день
И это в принципе нормально, потому что они не имеют строгих временных рамок.
В процессе бюджетирования минут и часов ориентируйся на опыт и интуицию. Скажем, если ты точно знаешь, что просмотр рабочей почты способен затянуться на несколько часов из-за разгребания кучи спама и рекламы, заложи на него максимальный по длительности период.
Обязательно имей хотя бы небольшое количество времени на непредвиденные обстоятельства. Например, ты можешь заняться написание годового отчета, а в это время тебя незапланированно вызовет к себе руководитель проекта.
Оптимальный объем резерва составляет примерно 40% от времени, запланированного на выполнение этой задачи. Это позволит тебе успеть все сделать строго по списку, не выбиваясь из графика.
Строгое поэтапное следование полученному плану.
Гибкие задачи выполняются в зависимости от их приоритетности только в промежутках между жесткими, но никак не наоборот. В этом и заключается главная идея данного алгоритма. Все невыполненные сегодня гибкие дела должны быть автоматически перенесены на следующий день.
Если задача уже успела несколько раз перекочевать из одного списка в другой, стоит задуматься, а нужно ли вообще ей заниматься. Когда проблема заключается в её сложности, попробуй разбить её на несколько более простых.
Принцип жестко-гибкого планирования помогает успеть закончить все самые важные дела и заранее сформировать задачи на несколько дней вперед. Ты отлично справишься со всеми рабочими моментами и обязательно найдешь немного времени для отдыха.
Примеры Ключевых Результатов в сравнении с Ключевыми Показателями
Пример 1
У вашего сайта хороший трафик, поэтому вы решили сосредоточиться на конверсии:
| Ключевой результат | Ключевой показатель |
| Увеличить конверсию с X до Y | Трафик сайта |
Пример 2
Ваш продукт стал стабильным, и вы решили сосредоточиться на привлечении новых клиентов:
| Ключевой результат | Ключевой показатель |
| Увеличить количество активных пользователей (MAU, Monthly Active Users) в месяц с X до Y | Время непрерывной работы системы (Uptime) |
Пример 3
Ваша компания продает услуги по подписке, и хотя вы можете привести много новых клиентов, коэффициент оттока слишком велик. Вы решили сосредоточиться на удержании клиентов:
| Ключевой результат | Ключевой показатель |
| Увеличить удержание клиентов с X до Y | Количество новых подписчиков в неделю |
Рассмотрим основные синтетические KPI:
- Объем трафика – количество посетителей страницы за определенный временной отрезок.
Где посмотреть? Google Analytics и рекламные кабинеты.
Как рассчитать CPC: расход / сумма кликов.
- Кликабельность, CTR (Click Through Rate). Зависит от того, насколько качественно выполнены настройки кампании, и от релевантности объявления. Влияет на остальные метрики, поэтому ее стараются увеличить.
Как рассчитать CTR: (общая сумма кликов / общее количество показов) x 100%.
- Коэффициент конверсии, CR (Conversion Rate). Показывает, какой процент посетителей совершили целевое действие. Чем выше коэффициент, тем лучше. Относится к синтетическому показателю, если целевое действие – это регистрация на сайте, подписка на рассылку и прочее. Если же человек совершил покупку – переходит в бизнес KPI.
Как рассчитать CR: (количество целевых визитов / общее количество визитов) х 100%.
К синтетическим KPI также относятся: глубина просмотра, время, проведенное на целевой странице, показатель отказов, и множество других. Дополнительно оценивается поведение пользователя. Зачем нужны эти показатели? Они помогают оценить качество контента на сайте, юзабилити, качество трафика и его источников. В свою очередь, эти данные формируют понимание, что нужно поменять на целевой странице, чтобы увеличить количество продаж. Например, смена заголовка или цвета кнопки может увеличить конверсию в 2 раза.
Бизнес KPI:
- Цена за действие CPA (Cost Per Action). Одна из самых эффективных моделей оплаты рекламной кампании, где оплата идет не за клики или просмотры, а за целевое действие (заявка, скачивание, подписка).
Как рассчитать CPA: расход / количество целевых действий.
- Цена за лид CPL (Cost Per Lead). Лид – это потенциальный клиент, который проявил интерес к вашему продукту. Например, оставил заявку, обратный звонок, зарегистрировался на сайте и прочее. Другими словами – оставил свои контакты для дальнейшего взаимодействия с ним.
Как рассчитать CPL: затраты на привлечение / количество лидов
- Стоимость заказа CPO (Cost Per Order). Одна из ключевых метрик, непосредственно влияет на ROMI. Необходимо стремиться снизить этот показатель. Но тут без фанатизма. Нужно ориентироваться на конечную рентабельность. Не секрет, что стоимость заказа, например, в сфере недвижимости может быть высокой, но и прибыль с одного клиента – аналогично.
Как рассчитать CPO: расход на привлечение / количество заказов.
- Стоимость нового клиента CAC (Customer Acquisition Cost). Не стоит проводить аналогию с CPA, где за основу берутся как и новые, так и вернувшиеся покупатели. Эта метрика показывает, во сколько вам обходится один новый клиент.
Как рассчитать CAC: затраты на привлечение новых клиентов / количество новых клиентов.
Пожизненная ценность клиента LTV (Lifetime Value). Показывает, какую суммарную прибыль приносит один клиент за весь срок работы с ним. Зачастую, экономически выгодно качественно работать с существующей базой, нежели привлекать новых клиентов. Низкий LTV также может говорить о том, что у компании некачественный продукт или плохой сервис, а это точка роста
Также он помогает определить самых лояльных клиентов, которым нужно уделять особое внимание
Как рассчитать:
- простой способ, который содержит много погрешностей: LTV = доход за период / количество клиентов за период
- продвинутый способ: LTV = средний чек * частота повторных покупок * время, которое клиент взаимодействует с вами.
- Средний чек AOV (Average Order Value). Влияет на коэффициент рентабельности, поэтому стремитесь его увеличить. Существует много способов повысить сумму покупки. Самые известные – продажа кросс-продуктов, апселлинг. Например: клиент покупает ПО, а вы ему предлагаете дополнительную услугу в виде установки.
Как рассчитать AOV: доход / количество заказов.
- Средний доход за посещение APRV (Average Revenue Per Visit). Показатель отражает какую в среднем выручку приносит одно посещение сайта.
Как посчитать APRV: выручка / объем трафика.
И напоследок добавим, что нет универсальной схемы KPI, которая работала бы одинаково эффективно для всех компаний и каждого отдельного проекта. Зная основные и второстепенные критерии, все равно необходима их приоритизация в соответствии именно с вашей спецификой работы.
Недостатки:
Опасность выбора не тех показателей. Можно не только не повысить производительность всей компании, а напротив снизить ее, если ввести непродуманные показатели и стимулировать сотрудников к их выполнению. Хрестоматийный пример с отловом кобр в Индии, когда власти решили начать платить за каждую пойманную змея, то предприимчивые граждане начали создавать змеиные фермы и продавать их государству. Более приближенные примеры — оплата за каждую решенную проблему — стимулирует дробление проблем на более мелкие и отсутствие стимулов для и снижения.
Расходы на техническое обслуживание. Необходима система мониторинга выполнения KPI
Важно грамотно следить за выполнением основных показателей. При этом их нужно периодически корректировать и менять
Поэтому рациональнее устанавливать CRM-систему, в которой KPI рассчитывается автоматически по каждому отделу и сотруднику. Однако на установку такой платформы требуются денежные вложения.
Усталость сотрудников. Если KPI система построена неправильно, то ее выполнение может превратиться в погоню за числами. В результате недостижимые показатели приведут команду к выгоранию и неуверенности в своей компетенции. Также наоборот, если показатели занижены, то это задаст медленный темп развития бизнеса или вовсе приведет к стагнации.
Непринятие со стороны команды. Сотрудники могут расценить внедрение системы, как способ ограничить их действия, проконтролировать каждый шаг в работе. В этом случае важно объяснить пользу достижение показателей, продемонстрировать потенциальный результат, к которому может прийти не только компания, но и профессионализм каждого в команде и проявить политическую волю и приверженность принятого решения.
Принятие KPI как панацеи. Когда рабочие процессы зациклены на цифрах, может пострадать качество выполнения задач. Например, сотрудники будут ориентироваться на написание количества статей, но не следить за тем, нужны ли они аудитории.
Невозможность точно отследить показатели. Если ваш KPI относится к более творческим профессиям с абстрактными показателями, то будет трудно скорректировать и отследить его выполнение.
Пример расчета KPI на практике
В интернете можно найти массу практических примеров, где подробно расписано как можно рассчитать KPI. Но все эти примеры не то, чтобы объясняют как же считать эти показатели, но и наоборот, запутывают простого человека.
Задача данной статьи – рассказать все о KPI простыми словами, чтобы было понятно даже десятикласснику. Поэтому берем обычный пример индивидуального кипиай для торгового представителя розничной компании.
Определяем основные показатели
Для продавца это будут следующие критерии:
- Количество обработанных лидов
- Количество закрытых сделок
Понятно, что сюда можно добавить и количество повторных продаж и число новых заказчиков и показатель хороших отзывов и так далее. Но мы же за простоту знаний. верно? Поэтому данный пример KPI торгового представителя будет в облегченном виде.
Анализируем данные
Далее смотрим на фактические цифры и те, которые были запланированы. Допустим продавец должен был обслужить 150 лидов и совершить 37 продаж. Но по факту было обработано 160 заявок и получено 30 чеков.
Эффективность рассчитывается по следующей формуле:
В итоге получаем, что по первому показателю эффективность 106%, а по второму – 81,08%.
Рассчитываем общий показатель KPI
Общий коэффициент считается исходя из средних арифметических данных. Берем сумму всех показателей и делим на количество этих показателей.
В нашем случае 106+81,08/2=93,53 или 0,9353 в десятичном выражении.
Расчет заработной платы
Допустим у торгового представителя средняя заработная плата составляет 1000$ из которых 500$ – фиксированный оклад, а еще 500$ – премиальные при 100% выполнении всех показателей.
Считаем количество премиальных: 500$*0,9353 = 467,65$. Как видим, премия в этом месяце ниже, чем обычно, так как эффективность торгового специалиста ниже, чем была запланирована. Итого полученной заработной платы: 967,65$
Важное уточнение
Если бы мы брали более сложную систему KPI, то в таком случае у каждого из показателей следовало бы определить приоритеты. Они определяется весом коэффициента.
Например, если конверсия является самым важным критерием, то вес данного показателя равен 1,0. Или если количество отзывов играет незначительную роль в работе торгового представителя, то для данной величины ставим вес 0,2.
Допустим зарплата зависит от количества положительных отзывов. У оператора телефониста 20 положительных отзывов, а было запланировано 10. Получается, что эффективность по данному показателю будет равна 200% (фактическое делим на планируемое и умножаем на 100%), что в десятичном выражении 2,0. И по идее количество получаемой премии нужно умножить на 2,0
Но данный показатель умножается еще на 0,2, потому что для него стоит соответствующий приоритет, выраженный в весе коэффициента. В итоге, вместо 2,0 имеем цифру 0,4. Она и будет влиять на конечное количество премии по данному показателю.
Кого мы хотим обмануть?
Да, возможно, для кого-то это тайна, но в офисе никто никого не контролирует. Я проработал там шесть лет — и постоянно, и редкими наездами. Видел, как ребята спокойно приходили и уходили когда хотели, опаздывали или пропадали на два часа на обеде. Никто это не отслеживал.
Кадр: мультипликационный сериал «Симпсоны»
Вы возразите: мол, теперь с этим строго — турникет фиксирует время прихода и ухода, количество часов, проведённых на рабочем месте. Так-то оно так — но ведь даже в офисе за вами всё равно не следят каждую секунду. Можно зависнуть в зоне с PlayStation, спортивном зале, в конце концов — просто весь день просидеть в опенспейсе, болтая с коллегой о тачках или концерте любимой группы. И никакой начальник в это время за спиной стоять не будет.
Я видел, как один парень тихонько сидел в уголке и почти всю дорогу занимался личными делами. А со стороны не придерёшься: сидит себе человек в наушниках спиной к стене, в монитор смотрит, лицо серьёзное — работает, наверное. Вот молодец!
Что такое гибкие задачи
Фото STIL on Unsplash
Одни дела могут быть выполнены в любое время и не являются срочными. Остальные же, наоборот, строго привязаны к определенному часу. И сделать их в другой момент просто не получится (например, посетить какого-нибудь врача). А еще дела имеют разную продолжительность.
Задачи гибкого типа – это те, что не привязаны к определенному времени. То есть, справиться с ними ты можешь, когда будет удобнее всего. Вот наглядные примеры гибких повседневных дел:
- заказать необходимый товар у поставщика для магазина;
- сходить купить зимние сапоги;
- полить цветы дома или в офисе;
- проверить электронную почту на предмет поступления новых писем;
- собрать обед на работу на завтра.
Чаще всего именно эти задачи и составляют львиную долю любого списка повседневных дел. Они могут быть как единичные, так и регулярно повторяющиеся (например, поливать цветы два раза в неделю).
Однако гибкие задачи не являются необязательными. Они тоже, как правило, имеют свой дедлайн. Отличным примером можно назвать платеж по кредиту, который необходимо внести строго до конца месяца. Однако сделать это допустимо в любой день.
Также гибкие задачи иногда могут быть выполнены только при выполнении какого-либо условия. Например, чтобы проверить электронную почту, нужно иметь доступ в интернет с компьютера или смартфона. Да и сапоги ты однозначно не купишь, находясь в продуктовом магазине.
Как повысить эффективность работы?
Если метрики операционной эффективности для вашей компании ниже планового значения, вы можете использовать различные способы для ее повышения.
На первом этапе, требуется глубокий анализ повседневных процессов и операций в вашей компании на предмет поиска узких мест
Этот процесс достаточно трудоемкий, но для улучшения крайне важно изучить, как ваша компания организует свою работу. Часто благодаря оптимизации небольших процессов компании находят более эффективные способы функционирования
Вот несколько приемов повышения операционной эффективности в вашей компании:
Автоматизировать
Независимо от того, представляете ли вы компанию-разработчика программного обеспечения или занимаетесь производством, существуют административные обязанности, требующие вашего времени и энергии. Мы не говорим, что вы должны бросить всю административную работу. Без этого компания не может функционировать. Однако есть способ тратить меньше времени и сил на рутинные задачи — автоматизация.
Сегодня почти каждую повторяющуюся задачу в деловом мире можно автоматизировать. Существует большое разнообразие доступных инструментов и программного обеспечения. При правильном подходе в их поиске, вы обязательно найдете то, что идеально соответствует вашим потребностям. Начните с таких простых вещей, автоматический учет рабочего времени, начисление заработной платы, электронная почта и push-уведомления, и посмотрите, как это экономит время и энергию каждого.
Устранение узких мест
Еще одним потенциальным препятствием, снижающим операционную эффективность вашей компании, являются узкие места процессов. Это этап работы, на котором поступает больше запросов, чем он может обработать при работе с максимальной нагрузкой, что приводит к задержкам и стоит вашей компании дороже, чем предполагалось.
Первым шагом в избавлении от узких мест является их выявление. Это самая сложная часть, требующая глубокого анализа процессов и больших временных затрат.
Если на этапе анализа вы выявили определенный уровень непредсказуемости в рабочем процессе компании, это первый признак того, что у вас может быть узкое место в рабочем процессе. Это может быть неэффективное сотрудничество, отсутствие правильных инструментов или плохое управление персоналом. Чтобы определить, где находится перегрузка, можно использовать несколько методик, например, метод «5 почему», картографирование процессов и другие.
Важность здоровой корпоративной культуры
Пересмотр и изменение корпоративной культуры — еще один способ повысить эффективность работы.
Перегруженные работой сотрудники не могут добиться максимальной производительности, как бы они ни старались. И это понятно – у людей есть пределы энергии, как физической, так и умственной.
Данные исследования института Гэллапа доказывают, что сотрудники испытывающие профессиональное выгорание стоят 34 000 рублей из каждых 100 000 рублей зарплаты из-за отсутствия вовлеченности. Плюс текучесть таких кадров повышается на 260%, что требует дополнительных затрат в размере от 50% до 200% от зарплаты работника. Грамотным решением в этой ситуации, является переоценка культуры вашей компании:
- Поддерживаете ли вы благополучие сотрудников?
- Получают ли ваши сотрудники достаточно времени для отдыха и оплачиваемых отпусков?
- Поощряет ли руководство работников поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью в целом?
Инвестируйте в обучение сотрудников
Современные практики в бизнес-среде быстро развиваются, появляются новые инструменты автоматизации и ваши сотрудники не всегда могут иметь доступ к наиболее эффективным методам работы. Это может негативно сказываться на эффективности операций организации.
Задача менеджера состоит в том, чтобы предоставить работникам доступ к регулярному обучению и следить за тем, чтобы они были в курсе того, как использовать системы, действующие в вашей компании.
Программы наставничества и коучинга также являются хорошим вложением средств в повышение эффективности и продуктивности сотрудников, особенно на начальных должностях. Новички могут быть полны энтузиазма, но не иметь необходимых знаний. Таким образом, поддержка и руководство — отличный способ повысить эффективность их работы.
Установите KPI правильно
Когда вы стремитесь сделать операции в своей компании более эффективными, возможность отслеживать производительность труда имеет решающее значение. А расплывчатые цели усложняют процесс оценки. Итак, решение — установить стратегические KPI (ключевые показатели эффективности) для каждой области вашего бизнеса.
Полезным подходом к установке KPI является метод SMART. В соответствии с ним KPI должен быть:
Как измеряется продуктивность
В настоящее время для оценки эффективности и продуктивности используется система Objectives and Key Results (OKR), разработанная корпорацией Intel, и довольно быстро распространившаяся в бизнес пространстве. Ей пользуются крупные мировые компании, такие как Linkedln или Google, небольшие стартапы и начинающие предприниматели. С помощью данной методики удобно формулировать задачи, следить за эффективностью и повышать продуктивность.
Методика подразумевает постановку главных целей (Objectives) и выделение переходных периодов на пути к ним (Key Results), помогающих достигать нужного прогресса. Вы устанавливаете желаемые результаты, крайние сроки их достижения и отслеживаете продуктивность. Для этого требуется серьёзная мотивация и желание достичь запланированного результата.
Для оценки эффективности и результативности персонала во многих компаниях широко используется Key Performance Indicators-методология или KPI. Это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов. Показатели KPI утверждаются для отдельных сотрудников и подразделений компании. Например, для специалиста HR-отдела KPI определяется по количеству нанятых работников, оставшихся в компании после успешного прохождения испытательного срока.
Время — это не деньги
Изображение: Public Domain
Легко прогнозировать результат, когда на условном заводе 30 человек нарезают одинаковые болты на одинаковых станках. Если 29 из них сделали по 500 болтов, а один — только 400, к нему, наверное, возникнут вопросы.
С программистами так не получится. Задачи у всех разные, у каждой своя сложность и объём, и часто заранее неизвестно, сколько времени они займут.
Плюс ко всему рабочий режим иногда рвётся: может оказаться, что у тебя нет требований, или нужно ждать, пока другой разработчик сделает свой кусок кода, или нужно обсудить что-то с дизайнером. Это приводит к дополнительным расходам времени и ещё больше усложняет оценку эффективности. Приходится делать перформанс «на глазок».
Впрочем, в большинстве мест, где я работал, ребята были довольны моей оценкой. Возможно, мне просто везёт и я попадаю в сильные команды.
Лишь дважды попадались подчинённые с очень плохим перформансом. Один из них стабильно работал медленнее всех — да ещё и неправильно. А когда его просили переделать, вместо убранного бага появлялся новый. Он проработал так три месяца, не справился ни с одной задачей — и стало понятно, что пора расставаться.
Второй вроде справлялся, но всем казалось, что он филонит: у него всегда очень сильно затягивались сроки. Каждый раз что-то случалось и он переносил дедлайн: обещал сделать вечером, потом опять переносил. Я не мог подойти и прямо спросить, не обманывает ли он нас, — это было бы некорректно. Мы обсудили проблему с менеджером и одним из коллег. Выяснилось, что там, где обычно достаточно нескольких часов, у него уходило два дня. Но при этом у него всегда находились убедительные причины: он подробно показывал, что и когда он делал.
Что такое OKR и KPI?
Начнем с определений.OKR / Objectives and Key Results (цели и ключевые результаты) — это метод, позволяющий определять, синхронизировать и отслеживать приоритетные цели, ключевые результаты сотрудников, команд и компании в целом. Пример:
- Цель (Objective) — Поднять объем заявок на сайте на 10% без изменения рекламного бюджета
- Ключевой результат 1 (Key Result 1) — Создать новое уникальное торговое предложение и разместить
- Ключевой результат 2 (Key Result 2) — Сделать Y новых статей по теме XXX
- Ключевой результат 3 (Key Result 3) — Протестировать Y новых рекламных каналов
- Ключевой результат 4 (Key Result 4) — Увеличить количество лидов с X до Y
Цели обычно амбициозные и эмоциональные, чаще это лозунг (стать лидером в ХХХ), но могут быть и числовые, если всем понятно, что это амбициозно. Ключевые результаты идеально должны быть числовыми (изменить что-то с X на Y) и отражать суммарно, что Цель будет достигнута, но в жизни далеко не всегда это возможно, особенно на начальном уровне зрелости, поэтому допустимы и такие результаты-задачи, как Ключевой результат 1 (создать что-то).KPI / Key Performance Indicators (ключевые показатели эффективности) — это метод, позволяющий устанавливать и измерять числовые показатели деятельности, помогающие оценивать степень достижения целей, эффективность сотрудников, подразделений и компании в целом. Пример:
KPI 1 — Получать ХХ заявок на сайте при рекламном бюджете YY
Как OKR, так и KPI, присущи принципы измеримости и ограниченности во времени, т.е. все измерения должны быть точными (по какой-то шкале или в процентах) и должны производиться за определенный промежуток времени (чаще всего месяц или квартал). Однако, если разобраться с остальными принципами и подходами, то у вас больше не возникнет сложностей с пониманием отличия OKR и KPI.
Повышение производительности за счет улучшенного дизайна рабочего места
Дизайн рабочего места также может внести значительный вклад в повышение производительности труда. Фактически, здесь часто остается нереализованный большой потенциал. Вы могли бы это сделать:
Сменить свет: Хорошее освещение необходимо для продуктивной работы. Если на работе у вас слишком мало дневного света, вы устанете и не сможете быстрее сконцентрироваться. Однако отражения на экране и нежелательное попадание света также имеют разрушительный эффект. Этого можно избежать за счет правильного расположения, солнцезащитных козырьков или непрямого дневного света.
Сядьте эргономично: Слишком долгое сидение и неправильное с точки зрения эргономики сидение теперь рассматривается многими учеными и медицинскими работниками как одна из важнейших причин проблем с осанкой, ожирения и других проблем со здоровьем
Поэтому обратите внимание на подходящую рабочую высоту, положение монитора и удобное эргономичное кресло (см. Рисунок).
Используйте растения: Мать-природа заменяет каждые оздоровительные выходные
Вы не можете перенести всю работу на улицу, но вы можете улучшить микроклимат в помещении и улучшить самочувствие с помощью растений. Заранее уточните, какие растения разрешены и есть ли у ваших коллег аллергия. В противном случае зеленые коллеги могут значительно повысить продуктивность.
Создать заказ: Внешний хаос может стать стрессовым фактором и повлиять на производительность. Поэтому вам следует создать систему, с помощью которой вы можете следить за файлами и процессами (см. Метод 5S). Те, кто следит за видимым порядком, явно более комфортны и работают более расслабленно.
Используйте цвета: Психология цветов часто недооценивается. Как правило, вы не можете покрасить свой офис по своему желанию. Подобный эффект могут иметь цветовые акценты, аксессуары и картины на стене.
Что важнее: делать средне по качеству, но много или делать мало, но круто
Чаще всего эффективность важнее продуктивности. Ведь качество превыше объёма выполненных задач. Зачем много текстов, если они неинтересные и нечитабельные? Больший результат принесут практичные, полезные и увлекательные материалы. Но оба показателя важны, чтобы проверить результативность сотрудников.
Многие руководители и коллективы стремятся к высокой продуктивности. Насколько это обоснованно? Фактически этот показатель не всегда важен, однако при отслеживании результатов он все равно необходим.
Продуктивность показывает примерное количество выполненных задач, а эффективность уточняет, насколько успешно сотрудник может справиться с ними.
В 2020 году Hubstaff провели исследование продуктивности для своих клиентов. Оно показало, что средний уровень активности персонала составлял 49,6%.
С одной стороны, это число показывает, что технически они проводят немного времени за работой. В цифрах это выглядит непродуктивно.
Но за это время они приносили результат и получается, что достигли поставленных целей, используя меньше половины рабочего времени. Выходит, они работают чрезвычайно эффективно.
К сожалению, многие руководители упускают из виду эффективность и отслеживают только продуктивность. Хотя, если компания начнет собирать детализированные данные, она сможет, например, прогнозировать расходы на сверхурочные.
«Метод помидора», или «Система 25 минут»
Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.
В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.
Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.
Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android
Если система вам понравится, обратите на них внимание
Итоги
Введение показателей эффективности поможет организовать работу сотрудников и всех рабочих процессов в бизнесе. С помощью мониторинга выполнения метрик руководитель может скорректировать развитие бизнеса и увеличить его результативность
При этом важно грамотно внедрить систему, чтобы она приносила пользу компании. Такой инструмент нуждается в регулярном контроле для отслеживания успешности его внедрения
Для этого можно использовать CRM-систему, в которой можно организовать все процессы. Платформа автоматически рассчитает и предоставит отчеты по основным показателям. Тогда руководителю не потребуется отслеживать KPI каждого отдела вручную.